La guía máxima de facturación

Las facturas no solo están reservadas para los negocios—toda persona que ofrece servicios a cambio de una compensación monetaria tendrá que emitir una factura en algún momento u otro. Como las facturas son comunes, muchos de sus aspectos se consideran de cultura general y no se tratan en las guías habituales. Para asegurarnos de que nuestra guía responde a todas las preguntas que los lectores podrían potencialmente tener, nos hemos asegurado de comenzar desde lo más básico. 

 

¿Qué es una factura o modelo de recibo?

Una factura es definida como “un documento comercial fechado que detalla y registra una transacción entre un vendedor y un comprador” por Investopedia. En otras palabras, es un recibode servicios provistos por una parte y que debe ser pagado por otra parte. También se le conoce como cuenta, nota de débito, o factura de venta. 

Esto nos conduce a la siguiente pregunta:

 

¿Cuál es el propósito de una factura?

El propósito principal de una factura es proveer un registro de una transacción que se ha llevado a cabo, y que sea visible para todas las partes involucradas. Esto resulta importante en varios niveles: para la parte que provee el servicio, muestra cuándo se proporcionó el servicio y cuál es el precio acordado. Para la parte que paga el servicio, actúa tanto como un recordatorio de pago para el servicio, como un documento que detalla los términos, lo cual resulta especialmente importante para la contabilidad. En general, funciona como prueba escrita de un acuerdo de pago que se llevó a cabo. 

Aunque pueda resultar intuitivo que una factura deba incluir la cantidad que se debe pagar, esto también conduce a la siguiente pregunta:

 

¿Qué información debo incluir en una factura?

Una factura es mucho más que solo una lista de los servicios proporcionados y sus precios. A continuación le ofrecemos un resumen rápido de todo lo que debe incluir:

• “Factura”: la factura debe estar marcada como tal en alguna parte; lo mejor es agregarla en la parte superior, en un lugar visible. 

• Número de referencia: por cuestiones de contabilidad, cada factura debe incluir un número único (¡también se pueden usar letras!), y se debe mantener un registro de cada número, por lo que los números secuenciales son lo más conveniente para este propósito.

• Su propia información: si es un negocio, deberá enunciar el nombre de la compañía, su dirección y cualquier información de contacto. Si es autónomo, es buena idea agregar su nombre y su información de contacto a la factura (puede omitir la dirección) para que la otra parte pueda contactarlo en caso de disputa. 

• La información de su cliente: cada factura debe dejar en claro a quién se le está cobrando (nombre, dirección, información de contacto) para que no haya lugar para confusiones y que diferentes personas paguen el mismo servicio. Esto también ayuda a los clientes que quieran solicitar la devolución del IVA cobrado.

• Los servicios pagados: se podría decir que esta es la parte más importante de la factura—aunque cada parte es importante por derecho propio—ya que incluye la parte central del asunto. Hay varios aspectos diferentes de esto:

• Productos y servicios: todo lo que se le cobre al cliente se debe enumerar de forma clara, con cada artículo en su propia línea por cuestiones de claridad. 

• Fecha de suministro: cada línea de artículos o servicios también deben incluir la fecha de entrega al cliente. En general, conviene que los servicios se enumeren en este orden, de acuerdo a la fecha de entrega o suministro.

• El costo de cada servicio o artículo: también debe incluir los costos individuales de todo lo que le está cobrando a su cliente (en caso de que cobre por hora por los servicios provistos, aquí pondrá el costo del trabajo por hora).

• La cantidad de artículos: esto incluye no solo la cantidad de artículos individuales que vendió, sino también el número de horas que trabajó, si cobra por hora. 

• Cantidad total: esto incluye tanto la cantidad por cada línea individual (el costo de cada servicio o artículo, multiplicado por la cantidad) y el gran total.
• Pago: una vez que haya enumerado lo que el cliente necesita pagar, también debe dar una explicación detallada de cómo puede hacerlo. Esto incluye cosas como opciones de pago (transferencias, PayPal, criptomonedas, cualquier otra cosa que acepte), una fecha límite de pago y cargos por demoras potenciales, así como cualquier descuento o promoción que ofrezca.

Esto es solo un resumen de lo que la mayoría de las facturas deberán incluir. La información más específica dependerá de sus propias circunstancias.

 

¿Cuáles son los tipos más comunes de métodos de facturación que se usan en los negocios?

Existen varias formas diferentes de emitir facturas. Esto depende en gran parte del tipo de servicio o artículo que se vende, pero también de si sucede o no de forma regular. Algunos de los métodos más comunes son:

• Facturación colectiva: este es un método común de los mayoristas, a través del cual se agrupan las facturas para que los pagos se gestionen a través de una cuenta colectiva de cobro. Esto a menudo resulta útil cuando un cliente hace pedidos varias veces al mes, por lo que todos los artículos o servicios se enumeran dentro de una sola factura al final del periodo, lo que hace que la contabilidad sea más simple y de bajo costo. 

• Facturación por suscripción: si un cliente compra el mismo artículo o servicio de forma regular, como la membresía de un gimnasio, la suscripción a una revista, o una canasta de alimentos, pedir que paguen al principio de la suscripción simplifica significativamente el proceso. 

• Facturación a cuenta: los servicios que toman varios meses para completar se pueden cobrar en incrementos, lo cual se puede usar para llevar un registro de las horas trabajadas en el caso de que el trabajo emplee también a subcontratistas. Lo mismo aplica para los artículos especialmente caros y específicos a la industria, ya que los clientes pueden pagar el precio en partes para disminuir la carga.

• Facturación recurrente: es similar a la facturación por suscripción en términos de la regularidad, la diferencia es que la facturación recurrente generalmente está ligada a un contrato de tiempo limitado, como un acuerdo de alquiler, mientras que las suscripciones tienden a ser abiertas.
• Facturación por medición: en las industrias en las que un cliente se registra para obtener un paquete específico, pero tiene la oportunidad de adquirir complementos durante el momento de facturación, resulta importante llevar un registro de qué tantos de los servicios dentro del paquete se usaron, si se compró algo adicional, y mostrarlo enumerado de forma clara en la factura.

El tipo de factura que elija también dependerá del tipo de negocio que ofrece.

 

¿Qué tipos de negocios/autónomos emiten facturas?

Las facturas las emiten aquellas personas que ofrecen artículos o servicios a cambio de dinero. En otras palabras, si está vendiendo algo, tendrá que proveer una factura, tanto para su propia tranquilidad (y más tarde por cuestiones de contabilidad) como para la de su cliente. De esta forma, todas las partes involucradas pueden ver lo que deben (o lo que se les debe), la lista de precios, cuándo vence el pago, y si existen repercusiones por no pagar a tiempo. Los tipos de proveedores de servicios típicos que emiten facturas son los consultores y otros tipos de contratistas de servicios.

 

¿Cómo estructuro una factura?

Cuando se trata de estructurar una factura, la diferencia principal yace entre los artículos vendidos y las horas facturadas. De hecho, las dos posibilidades son más similares de lo que parecen a primera vista:

• Artículos vendidos. Cuando se trata de vender ciertos artículos o servicios a un costo fijo, deberá enumerar el costo de un solo artículo, el número de artículos provistos, y el costo total—el cual es el producto de los dos primeros.
• Horas facturadas. Igual que con la opción anterior, deberá enumerar su tarifa por hora, el número de horas trabajadas, y el costo total, el cual es el producto de la tarifa por hora y las horas trabajadas.

De cierta forma, el número de horas trabajadas podría verse como el artículo vendido, lo cual hace que ambas posibilidades sean aún más similares.

 

¿Cuáles son las diferentes formas de gestionar facturas?

La gestión de facturas puede llevarse a cabo de una de dos formas sencillas: manualmente o por medio de un software automático.

Para la gestión manual de facturas, necesitará plantillas de facturas para que la tarea de completar la información requerida y enviarla al cliente sea más rápida y fácil. A continuación enumeramos unas de las más comunes:

• Estándar: una plantilla simple que incluye espacio para poner el número de referencia, el nombre del cliente, los artículos vendidos, la cantidad y el costo total.

• Planilla horaria: si cobra por hora, las plantillas para facturas de planilla horaria hacen que sea más fácil llevar un registro de cuánto tiempo ha dedicado al trabajo, para poder cobrar al cliente como corresponde.

• Recurrente: si cobra a sus clientes de forma regular y sin cambios, quizás no necesite todas las opciones que otras plantillas ofrecen, por lo que una plantilla de factura recurrente podría ser su mejor opción. 

• Pro forma: una factura pro forma es un presupueto que se le envía al cliente, antes de que se complete el trabajo, para permitirle preparar los fondos necesarios para el pago o simplemente para darle un preaviso.

• Vencida: si su cliente no ha pagado su factura a tiempo, se le envía una factura vencida, detallando—aparte de la información habitual—la cantidad que ahora debe con cargos por demora o interés, junto con una fecha límite de pago.

• Mixta: a veces deberá reembolsar a un cliente así como cobrarle por otra cosa, lo que significa que necesita una plantilla de factura mixta, la cual permite ambas opciones.

• Parcial: si está trabajando en un gran proyecto, podría requerir pagos en varias fases, por lo que la plantilla para facturas parciales resulta interesante.

• Final: cuando la última etapa de su gran proyecto se haya completado, deberá enviar la factura final, completa con todos los detalles de cada segmento (mencionando cuáles ya se han pagado, por supuesto).

• Gastos: si su cliente cubre el costo de los materiales o cualquier otro gasto, deberá facturar esto también, con una plantilla para factura de gastos aparte.

• Débito: en caso de que se haya hecho más trabajo de lo previamente acordado, en vez de agregarlo a una factura nueva, puede elegir agregarlo a una factura de débito que muestra qué tanto más debe pagar el cliente.

• Crédito: si desea reembolsar a su cliente por cualquier razón, por ejemplo  por una devolución o por un cobro adicional por error, puede emitir una factura de crédito, la cual siempre muestra una cantidad negativa.

• Comercial: si un artículo cruza fronteras, quizás la factura deba incluir información adicional como las dimensiones, peso, valor, etc., del paquete.
• Electrónica: esta es simplemente cualquiera de las anteriores en formato electrónico, lo que hace que sea más fácil mantener un registro de las facturas, gestionar las cuentas y elimina el molesto rastro de papeles.

Cuando se trata de soluciones de software automático para generar facturas, existen muchas que se ajustan a una gran variedad de necesidades. Sin embargo, el mejor software manejará todos los tipos de factura hasta cierto grado, aunque algunas se especializan en un nicho específico (como facturación por suscripción), lo que significa que quizás no necesite todo lo que ofrece. Como solo algunos ofrecen un plan gratuito, el cual de todas formas tiende a ser bastante limitado, deberá investigar un poco antes de elegir qué solución pagar para poder descifrar cuál se ajusta a sus necesidades. 

 

¿La factura es un documento legal?

En pocas palabras, no. En sí misma, una factura no es un documento jurídicamente vinculante porque es unilateral: la provee un negocio a otro para solicitar un pago. Se envía solo después de que ambas partes hayan accedido a los términos de la factura (o que se hayan hecho los cambios necesarios).

 

¿Cómo gestiono contratos de factura?

• Firmar contratos antes de enviar facturas
  Como las facturas no son juridicamente vinculantes, si los clientes piden, por ejemplo, artículos consumibles y luego se rehúsan a pagarlos, resulta muy costoso para el vendedor. Algunos negocios y/o autónomos podrían decidir que resulta más fácil que la otra parte firme un contrato que estipule lo que sucede en caso de que decidan cancelar el pedido, lo cual a menudo incluye un pago parcial que podría cubrir el costo parcial o total. Por otro lado, el negocio podría decidir cancelar el pedido por varias razones y, en este caso, el cliente podría decidir demandarlo. Para asegurarse de que esto no suceda, el contrato también detalla lo que sucede en este caso. Y, lo que es más importante para nuestro tema, firmar un contrato real garantiza que recibirá el pago, cosa que una simple factura no puede hacer, además de contar con la posibilidad de un recurso legal.
• ¿El cliente puede hacer cambios o pedir cambios en el precio después de que el contrato se haya firmado?
  Absolutamente. Sin embargo, no tienen derecho a hacer los cambios. Si está dispuesto, puede redactar un nuevo contrato con el cambio de precio y anular el antiguo. De otro modo, deben por ley pagar el precio inicial acordado.
• ¿El cliente puede retirarse del contrato?
  Igual que con el caso anterior: sí, siempre y cuando la otra parte del contrato dé su consentimiento. Sin embargo, un contrato debe estipular los términos y condiciones sobre el retiro de una de sus partes. Esta cláusula generalmente sirve para proteger a la otra parte e incluirá condiciones, por ejemplo cubrir costos parciales o totales, dependiendo de la etapa en la que el cliente decide retirarse.
• ¿Cómo lidiar con el incumplimiento de una factura de contrato?
  Incluso un contrato a prueba de balas no puede evitar que una parte lo incumpla—generalmente solo detalla lo que sucede después. Primero que nada, deberá determinar los daños que causará el incumplimento a su negocio, si los hay. Estos pueden oscilar entre pequeñas inconveniencias, como cuando un cliente decide retirarse antes de que haya comenzado a trabajar en su pedido, a grandes pérdidas, que suceden si se salen y lo dejan sin poder recuperar sus gastos y/o vender los artículos o servicios a alguien más. Por ejemplo, puede completar un servicio para un cliente que luego decide que no quiere pagarle.

Una vez que tenga un buen panorama sobre el daño ocasionado por el incumplimiento del contrato, puedo tomar acción legal para obtener una compensación. Si se trata de un inconveniente menor, puede que no valga la pena la molestia ni los gastos legales, por lo que simplemente puede prohibir al cliente de hacer negocios con usted. Sin embargo, para las cantidades más importantes (o las que hayan causado daños físicos) puede valer la pena una batalla legal. En cualquier caso, esto también terminará por prohibir al cliente de volver a hacer negocios con usted.

 

¿Qué debo incluir en un contrato de ventas?

Los contratos de ventas deben ofrecer un resumen del artículo o servicio en cuestión, los detalles de pago, las fechas límite, y los cargos por demora, pero también lo que sucede si una de las partes decide retirarse en algún punto. A continuación un resumen general de esos puntos:

• Información sobre las partes involucradas. Los nombres y las direcciones, así como la información de contacto, de todas las partes se deben enunciar de forma clara, para evitar confusiones con individuos y/o negocios con nombres similares.

• Descripción detallada del proyecto. Esto incluye los servicios o artículos vendidos, con una descripción detallada del alcance que esto incluye, para que el cliente no pueda pedirle hacer o proveer más de lo que ya se ha acordado—y por el mismo precio.

• Fechas límite del proyecto. Esto es para protegerlo tanto a usted como al cliente: a usted del cliente que espera un plazo de entrega no razonable, y al cliente para no tener que esperar más de lo que se había anticipado.

• Términos de revisión. Puede que el proyecto no se haya completado para la satisfacción total del cliente la primera vez—debe detallar cuántas (si se incluyen) revisiones están incluídas en el precio que pagan, cuánto tiempo tardará y cuánto costarán las adicionales.

• Fijación de precios. Se podría decir que es la parte más importante de un contrato de ventas ya que asegura una transparencia completa, independientemente de si se cobra por hora, artículo o servicio, o si se cobra una tarifa plana por todo el proyecto. Esto también incluye cualquier cargo adicional, por ejemplo por complementos para lo que ya está ofreciendo.

• Información de pago. Enumere las opciones de pago con un plan para evitar pagos tardíos, con una politica detallada de pagos atrasados, como cargos por demora. Para obtener sus pagos lo antes posible, puede ofrecer un ligero descuento para el periodo de pago inicial. Esta sección también le permite estipular cualquier depósito por adelantado que se requiera.

• Términos de cancelación. Como ya hemos mencionado anterioremente, existen situaciones en las que una de las partes decide retirarse del trato. Esa parte debe cubrir lo que sucede en ese caso; dependiendo de la etapa del proyecto, podría solicitar que se pague una cierta cantidad del total (si es cerca del final, entonces la cantidad total), pero también lo que sucede si es usted quien se retira, para protegerse de la acción legal de su cliente.

• Propiedad de derechos de autor. Si provee un trabajo creativo, los derechos de autor le pertenecen a usted hasta que el cliente pague por ellos; entonces pasan a pertenecerle. Esto debe enunciarse de forma clara en el contrato. 

 

¿Cuál es el flujo correcto de envío de facturas?

Aparte del quéenviar en una factura, también está la pregunta de cuándoenviarla. Esto también depende del tipo de factura que envíe. Por ejemplo, un presupuesto no es lo mismo que una factura—no conlleva la obligación de pagar, sino que le permite al cliente saber dentro de qué rango de precios estará la factura final.

El primer artículo que debe enviar a su cliente es el contrato, en caso de que haya decidido redactar uno. Esto significa que todas las partes están conscientes de los términos y los consienten. Esto provee tanto transparencia como protección para todos los que están involucrados. Si el cliente elige no firmar el contrato, entonces usted simplemente no completará el trabajo que se le pidió.

En el caso de un gran proyecto que se cree que tendrá un alto costo, a algunos clientes les gusta saber cuánto deberán pagar. Esto significa que se debe enviar un presupuesto antes de que se complete el trabajo. No tiene que ser preciso, ya que cabe la posibilidad de que la factura final termine costando más o menos que la cantidad estimada—esto resulta útil en la construcción, por ejemplo, donde resulta imposible saber el costo exacto antes de terminar el proyecto, aunque el contratista puede indicar el rango de precios aproximado. Cuando el cliente sabe qué tanto deberá pagar, puede preparar los fondos necesarios o incluso idear un plan de pagos que se ajuste a las necesidades de ambas partes.

Se envía una factura una vez que se haya completado el trabajo. En el caso de un artículo vendido, puede decidir no entregarlo antes de que se pague la factura. De otro modo, su contrato—si está utilizando uno—debe enunciar la fecha de pago. La factura también incluye la información sobre los pagos atrasados.

Un recibo de ventas se envía una vez que todo se haya pagado. Incluye la información de la factura, como el precio y la cantidad total, pero también la fecha en la que se pagó la factura, cualquier cargo por demora o descuento, y un número de referencia por razones de contabilidad.

 

¿Qué es un presupuesto vs. una factura?

Un presupuesto provee una estimación de cuánto se cree que costará el trabajo. Se envía antes de que se complete el trabajo, e incluso antes de que se haya comenzado. En el caso último, el cliente que no pueda costear el trabajo puede decidir de no llevarlo a cabo. Por otro lado, una factura se envía una vez que el trabajo se haya completado y también puede incluir la fecha de compleción. Algunas facturas, como las recurrentes, se pueden enviar al principio del periodo de facturación, pero estas cuentan con un acuerdo previo y se esperan en ese momento. 

 

¿Cuándo y cómo debo mandar recordatorios después de haber enviado facturas?

En un mundo ideal, no debería tener que esperar mucho tiempo después de haber enviado la factura a que ésta esté pagada y saldada. En la práctica, las cosas tienden a ser menos fluidas, y a veces su cliente simplemente olvidará pagar lo que debe, o quizás no puede pagarla inmediatamente. Algunas personas pueden decidir no enviar recordatorios por miedo a molestar a los clientes. Sin embargo, esto viene de la suposición (probablemente errónea) de que el cliente se rehúsa maliciosamente a pagar, mientras que muchos en realidad apreciarían el recordatorio.

 

Cómo evitar los pagos atrasados

Más vale prevenir que curar, como dice el dicho, y esto es cierto en este caso también: sería más fácil no tener que enviar recordatorios. Algunas formas de lograrlo incluyen:

• Ser claro en los términos de pago. Enuncie de forma explícita la fecha de vencimiento en la factura, así como las repercusiones por pagos atrasados.
• Ofrezca diferentes maneras de pagar. Puede configurar varias opciones de pago, desde pagos en línea con tarjetas de crédito o billeteras electrónicas, hasta cheques y transferencias bancarias de toda la vida. De esta forma, permite que su cliente pague de la forma que más le convenga.
• Descuentos e incentivos por pagos por anticipado. Esto resulta bastante evidente: si su cliente tiene una razón palpable para pagar a tiempo, hay muchas más probabilidades de que lo haga. Sin embargo, debe enunciar claramente las fechas de validez del descuento.
• Pida una cierta cantidad por adelantado. En el caso de proyectos grandes, quizás tenga que pedir una cierta cantidad del total para poder completar el trabajo.

A veces, sin embargo, no habrá forma de andar de puntillas con el tema y deberá enviar el recordatorio después de todo.

 

Cómo redactar los recordatorios de pago amablemente

Redactar un recordatorio de pago es delicado, ya que puede ser difícil de encontrar el equilibrio entre ser respetuoso y firme. Es importante quedar en buenos términos con su cliente, pero también asegurarse de recibir su pago. Por difícil que suene, a continuación ofrecemos unos consejos que facilitarán la tarea:

• Sea claro en su línea de asunto. No hace falta andar con rodeos. Simplemente incluya las palabras “recordatorio de pago”, el número de referencia de la factura, y la fecha de emisión para que el cliente pueda saber inmediatamente de qué se trata.

• Incluya la factura. Sabemos que ya la ha enviado, pero no hay forma de garantizar que la factura no haya terminado en la carpeta de correo basura, por ejemplo, y que se haya eliminado automáticamente después de un tiempo. Aún si ese no es el caso, por cortesía, no obligue a su cliente a escarbar la factura dentro de su buzón.

• Manténgase cortés pero firme. Salude al cliente, incluya una línea preguntando sobre su salud y luego pase al asunto del correo. No se disculpe por el recordatorio. Después de todo, el cliente le debe a usted, y no al revés, por lo que disculparse lo hará parecer inseguro, cosa que no necesariamente inspira confianza en la otra parte.

• Resuma los términos de pago y los detalles. Recuerde al cliente la fecha límite de pago y cualquier cargo por demora que cobre, pero también explique cómo puede pagar.
• Pida un acuse de recibo. Si aún no ha recibido el pago, siempre existe la posibilidad de que no cuenta con la información de contacto correcta de su cliente. Pídales que confirmen la recepción de su correo electrónico—incluso puede explicar que no está seguro de si recibieron la primera factura. De esta manera, permite la posibilidad de que haya podido haber un error en el proceso de facturación sin asumir que el cliente se haya rehusado a pagar.

 

Cómo enviar recordatorios de pago

La forma más intuitiva es escribir un correo electrónico con los puntos que resumimos más arriba. Podría hacer una plantilla que solo necesitará rellenar con los datos del cliente antes de enviarla. Sin embargo, si lidia con un gran número de clientes y/o los pagos atrasados ocurren a menudo, podría resultar más fácil automatizar el proceso.

El software de gestión de facturas a menudo viene con los recordatorios de pagos atrasados para los clientes. Normalmente, la información de contacto del cliente ya estará guardada en el programa, y si pasa un cierto número de días, previamente establecido, sin que la factura se marque como pagada, se enviará automáticamente un recordatorio (estos tienden a marcarse como automáticos, lo que explica el tono impersonal del recordatorio). Si prefiere enviar el recordatorio usted mismo, pero no puede mantener un registro de todos los pagos, puede configurar el software a que le envíe el recordatorio solo a usted, lo que le permitirá darle seguimiento de manera personal en vez de mandar un recordatorio automático.

 

Qué es el flujo de caja y otras cosas a considerar al facturar

Investopedia define al flujo de caja como “la cantidad neta de efectivo y de equivalentes de efectivo que entran y salen de un negocio”—en otras palabras, un flujo de caja positivo significa que está ganando dinero, y un flujo de caja negativo significa que está perdiendo fondos.

La facturación juega una parte importante en el flujo de caja, ya que es generalmente la forma en la que un negocio trae dinero. Los métodos ineficaces de facturación pueden dañar significativamente al negocio: cometer errores en una factura puede ocasionar que los clientes se rehúsen a pagar hasta que se corrijan los errores, lo que conduce a retrasos en el pago. Lo mismo sucede si emite sus facturas más tarde de lo previsto—incluso si la factura se paga inmediatemente, ya estará vencida. Por último, pero no menos importante, el flujo de caja puede verse afectado cuando no disuaden los pagos atrasados; si el cliente no se enfrenta a ninguna repercusión por pagar tarde, puede ser que se vean más inclinados a repetirlo en el futuro.

Las prácticas de facturación también pueden ayudar al negocio. Si las envía a tiempo y se asegura de que toda la información sea correcta, y si además envía recordatorios de pago oportunos, es más probable que los clientes paguen a tiempo. Otro aspecto significativo es el número de opciones de pago que ofrece: no todos se sienten igual de cómodos con una opción dada, por lo que permitirles elegir entre una variedad de opciones puede simplificar el proceso para todas las partes involucradas.

 

Cómo seguir y gestionar mis facturas

Para los autónomos y las pequeñas empresas con pocos clientes, no tiene nada de malo organizar manualmente las facturas. Toma tiempo y dedicación, pero le permite vigilar todo e identificar cualquier patrón que puedan tener sus clientes, lo que, a su vez, le permite anticipar sus necesidades y potencialmente ofrecer un mejor servicio a futuro.

Por otro lado, el seguimiento manual de facturas puede convertirse rápidamente en una tarea difícil, por lo que un software de seguimiento de facturas puede resultar una buena inversión. No solo simplifica la gestión de facturas en su totalidad sino que a menudo se puede integrar a un software de contabilidad. Esto significa que la gran mayoría del proceso se automatiza, liberando su tiempo para otros temas relacionados con el negocio.

Para obtener más consejos sobre el seguimiento de facturas, lea ‘7 consejos sobre el seguimiento de facturas’.

 

Cómo aceptar pagos

Ya hemos mencionado que ofrecer varias maneras de aceptar pagos puede ser una de las claves para un flujo de caja positivo. Y, aunque puede resultar evidente que una gran variedad de opciones de pago es básicamente una cosa positiva, la realidad es que es imposible ofrecer cada método de pago, por lo que tendrá que elegir entre innumerables opciones. A continuación detallamos algunos de los métodos de pago más populares:

• Tarjetas de crédito/débito. Son el método de pago más popular por una buena razón: se aceptan prácticamente en todos lados, todas las personas con cuenta bancaria también tiene una tarjeta, y no hay necesidad de esforzarse demasiado para pagar con una. Sin embargo, para pagos internacionales, las tarjetas no se aceptan de la misma forma en todos lados, y los cargos por transacción pueden ser importantes, lo que hace que el costo total resulte prohibitivo.

• Billeteras electrónicas. Las billeteras electrónicas destacadas incluyen Google Pay, Apple Pay, Venmo, M-Pesa y Alipay. Configurar una cuenta es fácil, y la seguridad adicional viene en forma de autentificación biométrica, generalmente ofrecida por los dispositivos móviles. Generalmente son más rápidas y fáciles de usar que las tarjetas.

• Pasarelas de pago. Probablemente PayPal sea la pasarela de pago más popular mundialmente, pero otras opciones conocidas incluyen WePay, Stripe, WorldPay y Dwolla. Cada una de estas compañías tiene sus propias políticas sobre pagos internacionales, cargos por conversión y transacción, restricciones geográficas, etc., lo que significa que deberá informarse sobre cada una para saber si cumplen con sus necesidades.
• Pagos entre pares. Generalmente usados por las pequeñas empresas o individuos debido al riesgo de fraude, los pagos entre pares (P2P, por sus siglas en inglés)—como lo indica su nombre—evitan terceros.

• Criptomonedas. La popularidad de Bitcoin dio lugar al aumento de varias criptomonedas diferentes—algunas de las cuales no sufren de la misma volatilidad que la criptomoneda original, lo que las convierte en excelentes maneras de pago. Hay varias compañías que manejan transacciones con criptomonedas, como BitPay o Coinbase, mientras que un número creciente de pasarlas de pago las están agregando a su lista de monedas aceptadas gracias a los bajos cargos de transacción y su conveniencia. Sin embargo, este método de pago puede resultar ligeramente demasiado técnico para algunos clientes.

Independientemente del método de pago que elija, tendrá que gestionar los cargos por procesamiento de pagos—son los cargos en los que incurren los dueños de negocios cuando procesan los pagos de sus clientes. Solo los pagos en efectivo no ocasionan estos cargos—todos los demás métodos de pago conllevarán cantidades diversas de cargos. Los cargos oscilan entre tarifas planas (siempre paga el mismo porcentaje de la transacción sin importar el tamaño) a tasas de intercambio más tarificación (donde el procesador de pagos le cobra una cantidad plana más un porcentaje predeterminado) hasta tarifas escalonadas (esto depende del riesgo de fraude de la transacción—aquellas que tengan más probabilidad de ser fraudulentas tendrán tarifas más altas). 

La forma más simple de minimizar estos cargos es al aceptar efectivo. Sin embargo, eso resulta prácticamente imposible hoy en día. También puede elegir un sistema con tarifas bajas, o bien incluir esas tarifas en el precio de su artículo o servicio. Sin embargo, el método más fácil con el cual aún puede aceptar pagos sin efectivo es al ofrecer varios métodos de pago diferentes, ya que algunos siempre son más baratos que otros, y los costos se distribuyen consecuentemente.

Como las tarjetas de crédito y débito siguen siendo la opción de pago preferida por muchos, son la opción que generalmente ofrecen los vendedores. Hay varias maneras en las que puede aceptar pagos con tarjeta de crédito:

• Abrir una cuenta mercantil. Algunos bancos ofrecen la opción de cuenta mercantil, la cual les permite actuar como el intermediario entre usted y la compañía de tarjeta de crédito, manejando los aspectos técnicos del procedimiento.

• Usar un proveedor de servicio de pagos. Algunos proveedores, como PayPal y Stripe, le permiten aceptar pagos con tarjeta de crédito sin tener que abrir una cuenta mercantil. Sin embargo, tienden a cobrar tarifas relativamente altas, por lo que muchos usuarios eligen cambiarse a una cuenta mercantil cuando empiezan a ganar más dinero.

• Usar una plataforma de comercio electrónico. Las plataformas de comercio electrónico, como Etsy o Ebay cuentan con procesadores de pago de tarjeta de crédito integrados—y muchos también ofrecen pruebas gratuitas para que pueda descubrir con lo que debe lidiar antes de comprometerse.

Sin embargo, la información de la tarjeta de crédito es sensible, y debe tener mucho cuidado al manejarla. Los titulares de cuentas mercantiles están obligados mediante contrato a mantener esta información lo más a salvo posible. Lo más importante es asegurarse de que todo, desde su equipo hasta cualquier intermediario que use, esté a salvo y sea confiable. Cualquier software de procesamiento de tarjetas de crédito que parezca demasiado bueno para ser real (en términos de tarifas, por ejemplo) probablemente lo sea—conviene quedarse con las soluciones conocidas y reputadas. También deberá hacer buen uso de los métodos de criptografía: toda la información de la tarjeta de crédito debe guardarse cifrada, igual que cualquier llamada telefónica por medio de la cual se reveló esta información. Además, nunca guarde el número de seguridad de la tarjeta en ningún lugar, ya que, de todas formas, el cliente deberá proveerlo cada vez que use la tarjeta de crédito, por lo que no hay razón para guardarlo.

 

¿Cómo lidiar con el IVA al facturar?

Las facturas con IVA, o impuesto sobre el valor añadido, solo se emiten cuando la venta está sujeta a IVA. Estas generalmente solo son necesarias si ambas partes están registradas al IVA. Este es muy a menudo el caso en tratos de empresa a empresa. Queda claro que si no está registrado al IVA no tendrá que preocuparse.

La diferencia más grande entre las facturas estándar y las facturas con IVA es que la última requiere un desglose de los costos más detallado con y sin IVA, así como la tasa de IVA que se aplica. También tendrá que incluir su propio número de IVA junto con toda la demás información que provee sobre usted como vendedor en la factura. En otras palabras, deberá proveer todos los precios (individual más costo total) sin IVA, la tasa de IVA, el total incluyendo el IVA y el total de IVA que se debe.

 

¿Cómo lidiar con los ciclos de pago de los clientes al facturar?

Una de las razones más comunes que explican los pagos atrasados es que el cliente paga con un calendario de pagos diferente al de su propio ciclo de facturación. Sin embargo, si esto no le molesta, no hace falta sincronizar estos ciclos—normalmente coincidirán lo suficiente como para evadir cualquier cargo por demora, ya que, en la mayoría de los casos, esos se aplican solamente si un ciclo de facturación completo pasa sin haber obtenido el pago.

Si está usando un sistema de facturación automatizado, puede introducir la información sobre la fecha de pago del cliente para saber cuándo esperar el pago. Si la fecha de pago está demasiado lejos de su fecha de facturación, y esto crea problemas para su propio negocio, siempre queda la posibilidad de llegar a un acuerdo que funciona para ambas partes. 

 

¿En qué se debe pensar al establecer los términos de pago en las facturas?

Los términos y condiciones de los pagos de facturas son extremadamente útiles, ya que exponen lo que usted espera de su cliente de forma clara y concisa. Hay varias cosas importantes que debe incluir aquí:

• Términos de venta. Aquí es donde enumera los precios, cantidades, fechas de entrega, qué parte gestiona el envío internacional, IVA e impuestos (generalmente el cliente); todo esto mantiene al proceso transparente y le ayuda a obtener sus pagos más rápido.

• Pago por anticipado. Si requiere el pago antes de entregar los productos o servicios al cliente, esto se debe mencionar en la factura. 

• Pago instantáneo. Algunas veces se refiere a esto como pago contra entrega o entrega contra reembolso. Esto es cuando el cliente debe pagarle inmediatamente al recibir la entrega—si se rehúsa, usted simplemente no entrega artículo. 

• Neto 7, Neto 10, Neto 30. Estos son los términos usados cuando se espera el pago dentro de un número determinado de días después de la emisión de la factura. Neto 7 significa que el pago se espera dentro de 7 días, mientras que Neto 30 significa que se quiere recibir el pago dentro de 30 días. 

• Términos de garantía. Esto deja en claro qué tanta responsabilidad toma una vez que el artículo ha salido del almacén o una vez que se haya completado el servicio. Por ejemplo, puede decidir no cubrir los gastos de daños en envíos, o solo ofrecer garantía por una cantidad determinada de tiempo. Esto se debe enunciar de forma clara. 

• Política de devolución/reemplazo. Si un cliente desea devolver el artículo o reemplazarlo, debe saber si puede hacerlo, si deberá pagar el envío y/o cargos de reabastecimiento, así como cuál es la fecha límite para las devoluciones y reemplazos. 

• Política de pagos atrasados. Asegúrese de enunciar de forma clara con cuánto tiempo cuenta el cliente antes de que el pago venza así como cuáles son las repercusiones por impagos.

Facturación internacional

Si su negocio trabaja con clientes internacionales, resulta conveniente usar monedas comunes como dólares estadounidenses, euros o libras esterlinas para evitar cualquier confusión. En la mayoría de los casos, el método de pago elegido por el cliente se encargará de convertir su moneda nativa a la que usted solicite, y cualquier tarifa por conversión quedará a cargo del cliente.

Si su cliente no está registrado al IVA pero usted sí, deberá cobrar IVA en su factura. Si ambos están registrados, según la jurisdicción, quizás no esté obligado a incluir el IVA, pero el cliente deberá pagarlo en su propio país. Para estar completamente seguro, deberá investigar las leyes y regulaciones de su país.

Los pedidos que excedan una cantidad dada, especialmente si usted está sujeto al IVA (p. ej. si su cliente no está registrado al IVA), quizás deba registrarse en el país de destino y cobrar IVA a sus clientes con la tasa local. Este umbral depende del país en cuestión, lo que significa que es necesario que esto también lo investigue un poco, según sus circunstancias. Sin embargo, este umbral comienza con decenas de miles y sube a centenares de miles de euros, lo que significa que si vende artículos pequeños y/o baratos, no tendrá que preocuparse de nada.

 

El futuro de la facturación

Hoy en día, la facturación electrónica ha hecho que el proceso sea mucho más fácil, con menos rastro de papeles, pero muchos  la siguen considerando ineficaz y difícil de seguir. Esto se debe en gran parte al gran número de intermediarios que se necesitan para verificar que cada paso del proceso se lleve a cabo de acuerdo con la ley y los intereses de ambas partes. Debido a que no hay ninguna fuente de información única, auditar este registro puede ser un proceso lento y engorroso—sin mencionar los costos que tienden a sumarse con el tiempo.

Muchos consideran que Blockchain, la tecnología que impulsa las criptomonedas como Bitcoin o Ether, es el futuro de la facturación porque trata muchos de estos temas. Esta cadena de bloques está descentralizada y es extremadamente segura: ninguna parte puede falsificar la información una vez que se haya almacenado gracias a su fuerte criptografía, lo que significa que todas las partes pueden confiar en la información ahí. Dado a que, en realidad, se trata solo de una base de datos, esto también elimina la necesidad de cada parte de actualizar su información interna y auditar a través de terceros, lo cual puede ahorrar mucho dinero a la larga. Una vez que se haya llevado a cabo una transacción, no se puede cambiar, lo que significa que cualquier persona puede auditarla en cualquier momento sin miedo a que se haya comprometido.

Por otro lado, la cadena de bloques es muy computacionalmente pesada, lo que significa que gasta muchos recursos. También es técnicamente compleja y está lejos de ser fácil de usar a esta altura. Se espera que tome todavía tiempo para que esté lista para usarse ampliamente para este propósito.