¿Qué tipo de autónomo es?

¿Escritor? ¿Diseñador? ¿Un contador asediado por los clientes durante la declaración de impuestos?

Sin importar cuál sea su área de trabajo, está dirigiendo un negocio. Para mantener la libertad y la independencia que ama, debe mantener un flujo de caja estable. En otras palabras, el trabajo debe seguir entrando, y se deben hacer modelos de recibo sin demora. 

Aquí es donde puede resultar útil un sistema de modelos de recibo sólido. Incluso si la respuesta a la pregunta anterior fue ‘contador’, simplificar el proceso de facturación lo dejará con más tiempo para hacer crecer su empresa. Afortunadamente, cuenta con muchas opciones. Veamos ahora algunas de las mejores, junto con algunas prácticas sólidas que ayudan a que los pagos sigan entrando.

 

Qué incluir en su modelo de recibo

Cuando le presta dinero a un amigo, un vale resulta suficiente. Cuando factura a un cliente, necesita proveer muchos más detalles.

Si hace sus propios modelos de recibo, aquí tiene una lista de verificación para hacerlos lo más completos posible.

  1. Enuncie claramente que el documento es un modelo de recibo real, para que no se confunda con un presupuesto o un modelo de recibo proforma. Inserte la palabra ‘MODELO DE RECIBO’ en mayúsculas en la parte superior de la página.
  2. Incluya el nombre de su empresa y el número único de identificación, junto con su dirección e información de contacto. 
  3. Proporcione el nombre y la dirección de su cliente. Debe ser la dirección a donde envió la orden. 
  4. Incluya una descripción de los productos o servicios provistos así como la cantidad de unidades. Si vende un servicio por hora, anote las horas. Entre más detalles incluya, ¡menos tiempo deberá pasar respondiendo correos electrónicos para aclarar preguntas!
  5. Indique el precio por unidad o por servicio. Asegúrese de que haya una línea independiente para cada elemento. 
  6. Incluya la fecha del modelo de recibo y los términos de pago (p. ej. neto 30 días)
  7. Si está registrado para recaudar impuestos (p. ej: IVA, impuestos estatales, provinciales o federales) debe incluir el número de identificación tributaria en sus modelos de recibo y seguir todas las reglas aplicables. Aún si vende productos o servicios exentos de IVA o de clasificación cero, debe declarar en el modelo de recibo que no se deben impuestos.

 

¿Cómo enviar modelos de recibo como autónomo? 3 maneras

Cuando se trata de modelos de recibo, gestionarlos es igual de importante que saber qué hay que incluir. La mayoría de los autónomos usan una de las siguientes opciones. 

Modelos de recibo manuales

Las plantillas de modelos de recibos son una gran manera de lanzar su negocio con buen pie y que así se mantenga. Los autónomos puede encontrar Plantillas de modelos de recibo para Google Docs y Hojas de Cálculo Google aquí, o bien navegue a través de la biblioteca de plantilas de Excel y MsWord.

Si tiene tiempo de hacerlo, ¡genial! Pero si está muy ocupado haciendo crecer su negocio, estas  plantillas de modelos de recibo de vcita están personalizadas especialmente para los autónomos y cubren una amplia variedad de tipos de negocio. Encontrará plantillas de modelos de recibo de Excel y Word especialmente diseñadas para:

  • Proveedores de servicios
  • Consultores
  • Autónomos (¡hurra!)
  • Fotógrafos
  • Diseñadores gráficos
  • ¡Y más!

Si acaba de lanzar su negocio como autónomo y quiere mantener las cosas lo más sencillas posible, vcita incluso cuenta con una plantilla de modelo de recibo con una opción de pago integrada. Una vez que se registre, estará conectado con la pasarela de pago vcita y podrá enviar el modelo de recibo completo a su cliente, el cual incluye un botón de ‘pago’ extremadamente conveniente.

¿Qué puede ser más fácil que eso?

Contrate a un contador

Muchos autónomos son estrictamente creativos o activos por lo que prefieren dejar las responsabilidades financieras en manos de profesionales. Si es su caso, contratar a un contador resulta una sabia decisión, la cual-

  • Mantendrá contentos a los clientes
  • Lo mantendrá del buen lado de las autoridades fiscales

A menos de que tenga facilidad para las finanzas, conviene tener a un contador contratado para ocuparse de sus impuestos. Pese a que muchos autónomos usan software de preparación de impuestos, no todas estas soluciones resuelven sus necesidades fiscales únicas.

Asumamos que vive en los Estados Unidos. Cuando era empleado, solo se tenía que preocupar de un solo formulario W2. Como autónomo, tiene que lidiar con:

  • Múltiples formularios 1099
  • Recibos de gastos asociados
  • Un formulario de Anexo C para declarar los ingresos y pérdidas

Un contador puede ayudarle a mantener a sus finanzas en terreno seguro al calcular los pagos de impuestos trimestrales, asegurándose de que se beneficie de todas las deducciones aplicables y, si resulta necesario, establecer una plantilla de modelo de recibo con todos los campos necesarios para su industria.

Un consejo: si está considerando contratar a un contador, no lo deje para el mes antes de que se deban los impuestos. Los mejores profesionales estarán muy ocupados y probablemente no aceptarán nuevos clientes hasta que se calme el ajetreo. Comience lo antes posible, idealmente unos meses antes del fin de año fiscal.

Envío de modelos de recibo automático (software)

Antes, el software de creación de modelos de recibos era bastante genérico. Se recibían herramientas básicas que se tenían que modificar a su negocio. Hoy, se pueden encontrar soluciones personalizadas para las profesiones individuales, ¡incluyendo a los autónomos!

Uno de los ejemplos más populares es este software de facturación y envío de modelos de recibo de vcita. Diseñado especialmente para cumplir con las necesidades de los autónomos y las pequeñas empresas, puede usarlo para:

  • Enviar presupuestos, modelos de recibo, y recibos por correo electrónico y SMS
  • Permita que los clientes paguen directamente desde el modelo de recibo por teléfono móvil (SMS/correo electrónico)
  • Enviar recordatorios de pago automáticos

Hay varias plantillas de modelos de recibo de las cuales elegir, cada una es 100% personalizable. Podrá:

  • Agregar el nombre y el logo de su compañía
  • Establecer su moneda y tasa impositiva
  • Insertar las descripciones de los productos o servicios
  • Incluir un botón de ‘pagar ahora’ que conecta directamente con la pasarela de pago

Para más comodidad, el tablero de control ofrece un panorama simplificado de los modelos de recibo pagados, pendientes y vencidos – por lo que ya no perderá tiempo haciendo informes y seguimientos. Tiene todo lo que necesita para gestionar sus finanzas -¡sin necesidad de ser contador público!

 

Asegúrese de recibir pagos rápidos

Cuando dirige su propio negocio, es fundamental recibir pagos a tiempo. Los clientes que pagan tarde pueden dañar su flujo de caja, y perseguirlos no le permite enfocarse en su trabajo.

Entonces, ¿qué puede hacer para mantener a un mínimo la pila de ‘modelos de recibo vencidos’?

Establezca términos de pago claros

Asegúrese de que todos los nuevos clientes entiendan los términos de pago atnes de enviar nada o de hacer cualquier trabajo. También puede incluir estos términos en los presupuestos o en los modelos de recibo proforma.

Pida un depósito

Con nuevos clientes, especialmente aquellos que no han sido remitidos por alguien que conoce, puede considerar obtener el pago por adelantado, especialmente cuando se trata de productos o servicios caros. Muchos autónomos piden un depósito del 50%, lo cual es una forma eficaz de separar los clientes serios de aquellos que podrían causar problemas de pago más tarde.

Envíe recordatorios

Para los clientes que aún no han pagado lo que deben,  los recordatorios de pago generalmente funcionan. Configure su software de envío de modelos de recibo para que envíe un recordatorio de pago vía SMS o correo electrónico 24 horas después de que el modelo de recibo esté vencido y otro más unos días después. De esta forma, no tiene que seguir personalmente a los clientes que no han pagado hasta que quede claro que hay un problema.

Los recordatorios de pago deben incluir:

  • Una línea de asunto clara
  • Resumen de los términos de pago
  • Información sobre cómo pagar
  • Un botón de ‘Pagar ahora’ para pagar rápida y convenientemente en línea

 

Ofrecer opciones de pago flexibles

Entre más fácil sea para los clientes pagar un modelo de recibo, más rápido recibirá el pago. Las mejores plataformas de facturación y envío de modelos de recibo pueden conectar al cliente directamente con un procesador de pago que les permite pagar con tarjeta de crédito, PayPal, o cualquier otro método de pago aceptado. Con unos cuantos clics, ¡su dinero está en camino!

 

Firme contratos

Aunque firmar un contrato no garantiza un pago rápido, le ofrece un recurso legal por si el cliente no paga.

Su contrato debe incluir lo siguiente:

  • La fijación de precios y cómo se calcula esa tarificación. Por ejemplo, ¿cobra una tarifa por hora o una tarifa plana por todo el proyecto?
  • La programación de pagos y qué tipos de pago acepta.
  • Las fechas límite de entrega de los productos o servicios.
  • Los términos y condiciones.
  • Una tasa de cancelación (si el proyecto se termina por alguna razón).
  • Información de derechos de autor.

Un contrato redactado de manera profesional que clarifica todos los términos de su acuerdo de trabajo de manera directa puede prevenir problemas. Como dice el dicho, “obténgalo por escrito”.